Управление заказами вашего интернет-магазина
Данная функционал не менялся еще со дня открытия нашего сервиса, т.е. почти 2 года! До этого момента он был крайне прост, так что мы даже не занимались его документированием. Но на август 2012 года запланировано большое обновление, которое сильно изменит в том числе и функции управления заказами вашего магазина. Так что мы решили все детально описать.
Обратите внимание! Внешний вид и некоторый функционал может отличаться от того, что будет у вас, соответствующие подробности и комментарии даны по ходу текста.
Так же хотим заметить, что на данный момент функции управления заказами находятся еще на довольно ранней стадии формирования. И не смотря на то, что сделано уже очень много, и возможности их действительно очень широки, у нас есть еще масса идей по их доработке. Если и у вас будут возникать свои предложения, обязательно обращайтесь к нам, рассмотрим возможность их реализации. Итак, а теперь пора изучить что у нас имеется.
Когда к вам в магазин поступает новый заказ, о нем можно узнать по соответствующему сообщению в верхнем меню:
сообщение о новых заказах в меню администратора
Собственно заказы на сайте, равно как и сообщения, просматриваются на самом сайте сервиса:
страница заказов на сайте сервиса
Сами заказы могут быть в трех состояниях, это: новые заказы (в процессе обработки), закрытые (отмененные) и завершенные (успешно выполненные). Для того чтобы перейти к нужному списку заказов, необходимо кликнуть по соответствующему статусу в меню навигации. Цифры в скобках указывают на количество заказов в каждой конкретной группе:
статусы ваших заказов
Итак, когда мы рассмотрели общие сведения о страничке со списком заказов, пора перейти к рассмотрению непосредственно самих заказов и способах управления ими. Для примера возьмем такой заказ и рассмотрим каждую его часть в отдельности:
пример структуры блока с заказом
1. Заголовок заказа. Содержит информацию об идентификационном номере заказа. Его удобней всего использовать для общения с клиентами. Чтобы человек не звоним и говорил: "я такой-то такой-то, что там с моим заказом?", и вы начинали перерывать списки заказов в поиске его. Клиенту достаточно будет сообщить вам номер своего заказа и вы быстро его найдете. Так же эти данные можно использовать и в других ситуациях, например, указывать номер заказа на чеке, чтоб в случае возврата или обмена товара быстро сориентироваться и найти соответствующий заказ на сайте.
Так же в заголовке заказа содержится ссылка для его редактирования. Это экспериментальная функция, и нужна она не всем, так что ее описание мы вынесли в конец данной справки, для тех, кому оно действительно необходимо.
2. Кто сделал заказ. Дает информацию о том, кто оставил заказ - гость или зарегистрированный покупатель. Чуть позже это поле будет доработано и для зарегистрированных покупателей можно будет просматривать их анкету, делать им рассылки и т.д.
3. Контактные данные клиента. Тут отображается та информация, которую покупатель указал в форме заказа на сайте. Используйте ее для того чтобы связаться с покупателем, подтвердить комплектацию заказа, согласовать метод и время доставки, и т.д.
4. Сам заказ. Содержит сведения о заказанных товарных позициях, количестве товара по каждой позиции, их стоимости и общей сумме заказа. Если вами на своем сайте применяются дополнительные настройки, может быть указана и другая информация, например, как на скриншоте выше. А именно: артикулы, выбранные спецификации, скидка на данный товар с учетом ваших настроек по скидкам, итоговая сумма (со скидкой), и т.д.
5. История заказа. По ней можно вести детальный учет состояния заказа, при чем как для себя, так и для ваших клиентов (об этом поговорим в следующем пункте). На самом деле не стоит пренебрегать данным полем. Вы потратите совсем немного времени на ведение истории заказов. Зато избежите путаницы, и при необходимости, сможете проверить как проходило выполнение предыдущих заказов. Это как некая записная книжка для заказа, при чем для каждого заказа - своя. Вот так может выглядеть история типичного заказа:
пример истории заказа
Понятно, что это сильно обобщенный пример, но он дает понять как в общих чертах следует вести историю своих заказов. И, конечно же, редактировать уже добавленные записи, или добавлять их задним числом, не выйдет. Это дает гарантию как крупным пользователем системы - что менеджеры их магазинов не будут "хитрить", так и самим покупателям. Редактировать можно только видимость записи для покупателя - если вы случайно напишите что-то не то.
6. Видимость записи покупателю. Вы можете сделать так, чтобы любая из добавленных в историю заказа записей была видна покупателю. Нельзя управлять только самой первой записью - датой создания заказа, она всегда включена. Разумеется, чтобы пользователь мог проглядывать статус своего заказа, он должен быть зарегистрированным. На гостей возможность просмотра статуса своих заказов недоступна по банальной причине невозможности идентифицировать в конкретном госте именно данного заказчика, а не постороннего человека.
Если рассмотреть картинку чуть выше, там покупателю будет видна запись о дате поступления его заказа, и две последние записи: "2012-07-30 17:27:58 - заказ отправлен;" и "2012-07-30 17:27:58 - статус заказа изменен на: "выполненный";". Кстати, если для вашего конкретного региона сервис отдает неверное время, необходимо настроить свой часовой пояс.
Так каким образом можно управлять видимостью уже добавленных в историю заказа записей? Обратите внимание, что напротив каждой записи имеется поле для галочки. Если поставить там галочку и нажать на кнопку "отправить" (про нее еще отдельная речь далее), настройки будут изменены соответствующим образом.
7. Поле "запись видна покупателю". Данная галочка указывает на то, будут ли видны записи, которые вы собираетесь добавить, нажав на кнопку "отправить". Т.е. чтобы избегать необходимости отправлять запись, а после отдельно включать ее видимость для заказчика (как описано в предыдущем пункте), можете сразу ставить тут галочку для подобных случаев.
8. Статус заказа. Если вам необходимо сменить текущий статус заказа, просто укажите необходимое его значение и нажмите кнопку "отправить". Заказ успешно завершен? - Присвойте ему статус завершенного, чтобы он не отвлекал ваше внимание от тех, которые еще надо обработать. Произошла отмена заказа по той или иной причине? - Так заносите его в замороженные, нечего ему делать в новых!
9. Итоговая сумма. Это поле позволяет редактировать итоговую сумму заказа. По сути оно отображает реальную стоимость заказа. Для чего оно вообще нужно? Нередко заказ в процессе своего уточнения может изменяться, редактироваться, корректироваться и т.д. А что делать, если к вам пришел крупный заказчик, и попросил ему сделать 500 руб. скидки? Или данная конкретная единица товара имеет дефекты и вы продали ее с уценкой? Всегда, при необходимости, советуем корректировать данное поле, и указывать там реальные данные. Как минимум, вам самим будет удобней вести учет. Как максимум, именно значение из данного поля берется, к примеру, для расчета накопительных скидок в вашем интернет-магазине. И конечно же, если вы изменяете итоговую сумму, при этом было бы неплохо написать в историю заказа и комментарий, объясняющий причину такого изменения. Вам самим будет проще, если вы через месяц вернетесь к этому заказу и захотите вспомнить причину такого изменения.
10. Кнопка "отправить". А самое вкусное мы оставили на десерт. Может показаться, что тут все просто и понятно, но не спешите с выводами! Функция данной кнопки действительно очень проста, но вам необходимо учитывать одну ее особенность: она обрабатывает всю форму заказа целиком, а не какую-либо ее часть в отдельности. Давайте рассмотрим на примере такого, только что поступившего заказа:
исходная иллюстрация для примера работы кнопки
Итак, предположим заказчик приехал к нам в офис. Мы используем на своем интернет-магазине накопительную систему скидок, поэтому чтобы клиенту засчитался данный его заказ (а так же чтоб вести учет наличия товара, базу покупателей для e-mail и SMS рассылки, и вообще, контролировать сами заказы) оформляем его заказ через свой интернет-магазин. Так что вы указываете это в истории заказа, а т.к. клиент сразу же у вас покупает товар, статус заказа выставляете в положение "заказ успешно завершен". Выше мы предположили, что клиент договорился с вами о дополнительной скидке в 500 руб. на данную покупку - не забываем и это указать в комментариях к заказу, чтоб было понятней. И конечно же, нужно скорректировать данные в поле "итоговая сумма". Ах да, не забываем поставить галочку напротив "запись видна покупателю", мы ведь хотим чтоб отправленные данные были видны покупателю. Конечно, их можно будет включить и после отправки, но к чему лишние действия, если можно все за один раз. Сейчас наша форма с предыдущей картинки, пока только заполненная, но еще не отправленная, выглядит вот так:
измененные, но еще не отправленные параметры заказа
Теперь просто нажимаем на заветной кнопочке "отправить", и наблюдаем что вышло с заказом:
вот что вышло в итоге
Как видим, одним нажатием кнопки мы добились отправки нашего комментария, изменения статуса заказа на завершенный, и необходимой нам коррекции итоговой суммы заказа. Помимо всего этого, поскольку мы указывали ставили галочку "запись видна покупателю", вся добавленная информация сразу же видна в панели управления нашего клиента.
Иными словами, если вы вносили какие-либо изменения в форму заказа, кнопка "отправить" применит их все вместе. Но в то же время, если вам необходимо воспользоваться лишь каким-либо одним полем - та же кнопка опять к вашим услугам. Указывайте, что вам необходимо изменить, нажимайте кнопку "отправить", и в изменение вступят лишь те поля, которые вы указали.
Обратите внимание! Реальная итоговая сумма заказов всегда содержится только в поле "итоговая сумма". Поле "состояние заказа" отображает данные лишь на момент поступления заказа, и служит не ориентиром для расчета, а просто текстовыми данными для вашего удобства и отслеживания истории заказа. Но в то же время, "состояние заказа" довольно самобытное поле. Например, если после заказа меняются цены на какие-либо из заказанных товаров, "состояние заказа" останется в своем текущем состоянии (отредактированной либо оригинальном).
Обратите внимание! Кнопка "отправить" действует не на всю страницу с заказами, а на один конкретный заказ. На каждый - своя кнопка. Таким образом, если вы обновите данные в формах нескольких разных заказов и нажмете по одной из кнопок "сохранить", данные будут обновлены только для того товара, на кнопку которого вы нажали.
Тем, кто пользовался нашей системой до августа 2012 года. Рекомендуем сделать тестовый заказ и "поиграться" с его управлением. Ведь после данного обновления очень многое изменилось, а вы все еще можете не пользоваться всеми новыми возможностями из-за старой привычки. К примеру, ранее вы не могли менять статус заказа, если он уже завершен либо закрыт. А ведь бывают возвраты завершенных заказов, к примеру. Не могли добавлять записи к истории заказов, которые завершены либо заморожены. Нельзя даже было сменить статус заказа на завершенный или закрытый, не написав при этом комментария. Сейчас все это, и множество других возможностей, доступны для вас! Пробуйте.
Редактирование заказов.
В данный момент является экспериментальной функцией. Т.е. доступной лишь ограниченному числу наиболее активных пользователей нашей системы, которые активно занимаются развитием своих интернет-магазинов и серьезно работают.
На самом деле, вы можете гораздо больше, чем просто отредактировать общую сумму заказа. Вы можете отредактировать и сам заказ. Ведь если изначальный заказ пользователя изменился, а вы пользуетесь системой учета остатков на складе или теми же накопительными скидками, то выйдет совсем не хорошо если скорректировать лишь сумму заказа. Да и для ведения статистики гораздо лучше будет видеть реальные заказы. Для редактирования заказов используется специальная кнопка, расположенная в заголовке заказа (см. пункт 1 предыдущего раздела). Так как же выполняется само редактирование? Рассмотрим по порядку. Предположим, пользователь отправляет нам вот такой заказ:
пример отправляемого заказа
Вот он же уже в нашем списке заказов на сайте:
а таким мы можем увидеть его в списке своих заказов
Нажимаем на кнопку "редактировать" в верхней части. При этом нас перебрасывает к нам же в интернет-магазин, а сбоку появится корзина вот такого вида:
корзина редактирования заказа
Как вы уже заметили, как всегда мы решили пойти самым рациональным путем, и дать для редактирования заказа те же инструменты, что используются покупателями вашего сайта чтобы вообще оставить свой заказ. Вот так корзина выглядела для самого покупателя, когда он оставлял данный заказ. Как говорится, найдите 3 отличия:
оригинальная корзина данного заказа
Все гениальное просто. Итак, какие же у нас имеются отличия:
1. Заголовок. Во-первых, он показывает, какой заказ вы редактируете. Во-вторых, содержит крестик для отмены редактирования заказа. Но не смотря на него, вам в любом случае нужно понимать что пока вы не нажмете кнопку сохранения, изменения в хранимом заказе не вступят в силу.
2. Ручное указание значения ссылки. В данном разделе помощи мы уже много раз рассматривали различные возможности, так что применение данной функции вы можете придумать и сами. Банально - хороший клиент попросит накинуть ему сверху пару % скидки, почему бы и нет? Данное поле не добавлялось в саму форму управления заказом, т.к. там есть более приоритетное - "итоговая сумма". Да и тем более, они взаимоисключающие: вы же не станете одновременно указывать скидку и корректировать итоговую сумму, в итоге получится не пойми что.
3. Кнопка сохранения. Она заменила кнопку отправки заказа, т.к. это редактирование существующего заказа, а не отправка нового. Следовательно, никаких контактных данных нам заполнять и не нужно, просто сохраняем сам скорректированный заказ.
Предположим мы изменили его на такой и нажали кнопку сохранения:
изменяем комплектацию заказа
Теперь в списке отредактированный заказ будет отображаться следующим образом:
отредактированный заказ
Обратите внимание, что отредактированный заказ отображается отдельным полем. Оригинальные данные поступившего заказа всегда сохраняются. Это необходимо для случая, к примеру, когда вы измените заказ по ошибке, а что там было - уже и забыли. Если вы отредактируете данные заказа еще раз, изменится уже данное поле (нового добавляться не будет). Например, добавим к заказу еще серебристый Nokia 3310:
заказ после повторного редактирования
У редактирования заказов так же есть одно ограничение - на данный момент редактировать можно только те заказы, что находятся в статусе новых. Впрочем, вам никто не мешает перенести в этот статус любой из заказов, отредактировать его, и вернуть обратно. Если у вас будет много таких случаев, обращайтесь, рассмотрим возможность введения редактирования заказов в любом статусе.
Обновление от 2012.08.15
Для активных пользователей системы у нас появилась еще одна экспериментальная функция - отслеживание источников заказов. Соответствующая информация выводится под строкой с данными о заказчике и указывает на страницу, с которой пришел данный человек к вам на сайт. Помимо этого, для основных поисковых систем могут отображаться такие данные, как поисковый запрос, регион, номер страницы, на которой находилась ссылка на ваш сайт:
источник заказа
Таким образом, вы сможете отслеживать наиболее эффективные источники заказов на вашем сайте и работать нам улучшением их показателей.
Единственное что хочется сказать в дополнение - не переусердствуйте! Смотрите чтоб эти данные не сыграли с вами плохую шутку. Речь идет о том, что не стоит зацикливаться только на тех источниках, с которых идет больше всего заказов. Стоит работать над всеми, анализировать причины, по которым с других мест есть посетители, но нет заказов. И конечно же, регулярно искать новые источники посетителей.
Что еще можно почитать о покупателях?
- Общие сведения о возможностях функций покупателей.
- Самостоятельная регистрация покупателей и заказы от их имени (функция администратора).
Создать свой сайт с интернет-магазином прямо сейчас!
